保持共产党员先进性活动已步入高潮，随着活动的深入，对保持党员先进理解越发深刻，深深体会到秘书人员作为领导身边的“特殊群体”，只有认真学习,不断提高自身素质,把握好“五性”，即政策性、特殊性规律性、准确性、前瞻性，才能做好新时期的秘书工作。
一、加强学习提高素质,把握“政策性”
时代在发展,秘书人员所面临的形势也在不断变化，有许多新知识和新领域需要熟知和探索，有许多新问题需要研究和解决。只有孜孜不倦地学习，才能适应先进生产力和先进文化的发展需要，才能提高理论、政策水平,提高工作能力，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察问题和分析问题,发挥好参谋和助手作用。尤其是当国家召开的重大会议或政策出台后,秘书人员首先要进行阅读,把握精神实质,紧密结合本单位的实际,创造性地搞好工作。理论性的错误,是秘书工作起草文件、撰写领导讲话中的“大忌”,杜绝这种可能性发生的唯一途径仍是加强理论学习,只有认真学习、深刻领会、把握实质,工作才会得心应手,避免理论性差错和工作上的被动。同时,秘书人员要全面掌握政治、经济、文化、科技等方面的知识,做“万事通”,做“多面手”。
二、领会领导意图,把握“特殊性”
作为秘书人员,把握好“特殊性”的关键是要摆正自己的位置。首先要处理好与领导的关系。领导与秘书是上下级关系,也是平等的同志关系。上下级关系就是要尊重领导,善于将领导在不同场合的讲话,特别是即席讲话进行归纳,提炼上升到理论高度;平等关系就是对领导要忠诚,这里的忠诚不单指忠诚领导,而是指忠诚我们党的事业,对工作要敢于发表自己的见解。其次要处理好与群众的关系,把自己置于群众之中,倾听他们的建议或意见,及时做好信息反馈,发挥“桥梁”、“纽带”作用。
由于每个领导的工作思路、工作方法不尽相同,因此秘书人员要搞好本职工作,必须把握好这一“特殊性”。这就要求秘书能够领会不同领导特别是主要领导的意图,贴紧领导的思路,想领导之所想,谋领导之所需。要发挥主观能动性、增强工作预见性,增强参政议政的针对性,对单位主要领导已考虑成熟的事情,要积极协助梳理成型,对正在考虑尚不成熟的事情,要及时帮助完善和提高。
参加会议做好记录是秘书人员的基本工作。秘书首先要了解会议的主题,做到心中有数。其次要及时到会,专心听讲,做好记录,领会精神实质,要听出“弦外之音”———工作的重点,在起草文件或领导讲话时,要正确反映领导的意图,并上升到理论高度,指导实际工作。同时,秘书人员向领导汇报工作时要敢于说真话,敢于反映真实情况,不能唯唯诺诺,吞吞吐吐,以保证领导掌握真实的信息。
三、做好办文办事工作,把握“规律性”
世上万物都有一定的规律性,办文办事也是如此。办文办事是秘书工作人员的主要工作,只有把握其规律才能高质量、高效率地完成每一项工作。当然,寻找规律、去伪存真是一项艰苦的工作,要善发现、多思考。在实际工作中秘书工作人员心要细,做一个“有心人”。办公室工作无小事,面对千头万绪的工作,要不厌其烦,井然有序,不错办、不漏办、不误办。做到“全、细、精”,全就是全面掌握本单位的基本情况,胸有成竹;细就是大事小事都分层次去解决,分清轻重缓急,不漏掉任何一项工作;精就是保证工作的质量,让领导满意,让同志们满意。
秘书人员要抓好各个时期的重点工作,根据单位的实际,每月进行分解,上旬、中旬、下旬分别进行督查,从中了解工作的进展情况,掌握第一手资料,并及时向主要领导反馈,以达到事半功倍的目的。
秘书人员对文件的格式、种类等方面要了如指掌,尤其是党委、行政办公室合一的单位,更应当如此。党委和行政文件的格式既有共同之处,也有不同之处。党委文件有决议、决定等多个种类,而行政文件有命令(令)、公告等十多个种类,每个种类的应用方式也不相同,秘书人员要把握公文的规律性,只有真正掌握了每个种类的性质才能在实际应用中不出现失误。
秘书人员在工作中要摆正心态,特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见,原原本本地执行,使之不走样、不变形、不夸张。在撰写领导讲话时,对工作突出的单位和个人进行表扬时,要不加个人恩怨。在办事中秘书人员要严格要求自己,秉公办事,坚持原则,决不能打着领导的旗号办私事,树立自己的“形象”。
四、加强调研与反馈,把握“准确性”
调研工作是秘书工作的重要组成部分。秘书人员在调研时要反映真实情况,坚持说实话、查实情、见实效,及时向领导写出调研报告,为领导决策打下基础,做到“贴近、过硬、求高、务实”。即:在调查研究课题选择上———贴近,注重紧密性。把重点放在为领导决策服务上,围绕中心工作和长远战略目标拟定课题。在调查研究工作作风上———过硬,注重扎实性。秘书人员不仅要有良好的政治素质、知识素质、观察思维能力,而且需要有过硬的思想作用和工作作风。在调查研究质量上———求高,注重深刻性。在调查研究过程中,要坚持用唯物的观点、辩证的观点、全面的观点、客观的观点看待某一问题,研究某一事物。在调查研究内容上———务实,注重真实性。不片面地看待问题,不静止地看事物、掩盖事实真相,不夸大其词,不随意拔高,不任意贴标签,实事求是地反映实际情况,正确服务领导决策。12
五、善于思考动脑筋,把握“前瞻性”
秘书工作可以浓缩为“当好参谋、做好助手”八个字,这是一项说起来简单、做起来难的工作。因此,秘书要有超前意识,这是掌握主动权最有效的办法。市委办公室每阶段的党委工作、行政工作总结和下阶段的工作安排意见,都是有时间性的文字材料。为此我们都提前准备,广泛收集素材,对下季度的工作提出指导意见、工作重点和具体措施,供领导参考,发挥了参谋助手的作用。如果事事要领导催着办,秘书人员只能是疲于应付,捉襟见肘,难出成绩。由此可见,秘书人员要有一定的敏感性和准确的直觉,要有较强的分析问题、判断问题的综合能力,对问题的预见能力。要做到这一点,功夫须花在平常,将直觉的偶然性建立在逻辑的必然性之上。在平常的琐碎的工作中,要知其然,亦知其所以然,才能在需要之时得出准确、必然的直觉判断。
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