演讲者总是抱怨准备太仓促。事实上，只要进行合理分配，时间根本不是问题。除了雕琢核心观点鲜明的文稿，制作形象生动的幻灯片和熟悉现场技术设备之外，更重要的是搞清以下几个概念并均衡分配时间："说什么"-"怎么说"；"练习"-"预演"；"物质准备"-"心理准备"。
很多经理人都是在演讲结束时才开始大彻大悟："要是我处理那个问题时，稍稍多一点技巧就好了"；"要是能找到更多有说服力的数据来支持我的观点就好了"。当然，演讲过后最追悔莫及就是："要是我有更多时间准备就好了。"这些都是事后诸葛亮，完全于事无补。
事实上，对大多数经理人来说，有再多的时间准备演讲也还是不够。如果你熬了三个晚上来准备，讲完之后你会觉得应该熬五个晚上才行。
时间总显得不够用，部分原因是因为许多经理人在演讲上追求尽善尽美。如何利用这些宝贵的时间（通常也就是指，你是否真正理解了练习和预演的不同），决定了你的演讲是平淡无奇，还是震撼人心。
也就是说，在如何利用时间上并没有什么放之四海而皆准的规律。每个经理人千差万别，他们有各自的目标、演讲经验，对演讲内容和听众的把握能力各异，所采用的视听设备也不同，因此"共同规律"即使有也用处不大。专家认为，更好和更现实的做法是：合理利用你能挤出的每一分钟时间。
雕琢讲稿"说什么"
首先要撰写演讲文稿，然后制作图表或幻灯片来做补充。这好像是显而易见的道理，但是许多经理人却是先做幻灯片，然后再在上面编写句子。尽管有些人可以采用这种方式，但对大多数人来说，颠倒顺序的容易造成演讲杂乱无章、主题涣散。
一旦开始写演讲稿，要留出充裕的时间对文稿进行编辑润色。专业的演讲稿撰写人建议在写第一稿时，要尽可能快，不要停下来去修改已写完的部分，或者去反复推敲措辞。这些工作留到以后来做。简练并生动的语言必须经过不断地修改才能出现，而不是在草稿阶段就可以达到这个效果。
如果你的结论或重要观点没有经过精心琢磨和反复修改，登普西认为："不管花多少时间去练习，不管你的演讲技巧有多么高超，都不能掩饰这个根本的缺陷。"
卡内基顾问公司（dale carnegie & associates）的课程总监大卫·格林（david green）建议时间紧张的经理人记住："做好眼前事，胜过事后诸葛亮。"尽管你希望自己的演讲稿和幻灯片出类拔萃，但是你不能在推敲词句上浪费过多时间，何况实际演讲的时候也许不会照本宣科。
格林认为："一般来说，大多数人准备好演讲的时间比他们自己认为的要早得多。他们需要安排更多的时间来排练和演习如何与听众互动。"
核心观点贯始终
无论你采用何种方式来确定演讲稿的结构，你都可以通过列出重点段落或概念作为"记忆触发点"来节省时间，也就是要抓住要点，而不是逐字逐句地把整篇文章写出来。
曼德尔沟通有限公司的ceo史蒂夫·曼德尔（steve mandel）认为，记忆触发点模式有助于演讲时的即兴发挥，而听众也喜欢听。"我告诉那些演讲人，演讲时不要唱独角戏，要多用对话模式与听众进行沟通，就像两个人坐在厨房的桌子边聊天那样，这会令人感觉自然、放松，而且你还不用花很多心思去想说些什么。而独白式的演讲就是一个人对着幻灯片生硬地自言自语。"
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