公文体式的选用，也就是公文文种的选用。公文体式的分类，为公文体式的选用创造了有利的条件。公文体式的选用，将借助公文体式分类的引导来达到准确无误的地步。但公文体式的选用，并不因此就变得轻而易举了。公文体式的选用要遵循一定的规律。我们只有先探出这些规律并能熟练地加以正确、有效地运用，而后才能走向准确无误选用的峰巅。
(一)认清公文体式以文种为中心的诸种关系。
要准确选用公文的体式即文种，必先认清公文体式以文种为中心的诸种关系，将文种发生联系的“关系网”揭示出来，把握文种运行规律。在公文写作中常常发生文种错用的情况，很重要的一个原因就在于不明白这张以文种为中心的“关系网”的存在。
第一，文种有与材料、内容的完全一致关系。这一点，凡合乎规范的公文都具备。这是把握文种运行规律与文种选用规律的基本点。为了适应日益繁重复杂的社会管理工作对公文效用需求日益提高的趋势，公文分化出来了许多不同职能的文种，这些不同职能的文种因而要求有与之相适应的材料、内容，而不同性质、特点的材料、内容反过来也要求有与之相适应的文种。什么文种有什么职能、表达什么内容材料，什么内容材料归有什么职能的文种来表达，都有成文或不成文的规定。如党的机关公文处理条例规定：“指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”；“报告用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”等等。又如行政机关公文处理办法规定：“命令(令)／适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”；“请示／适用于向上级请求指示、批准”；“批复／适用于答复下级机关的请示事项”等等。这些明文规定，全都表明了文种同其内容材料之间有着完全一致的关系，是凡为公文者都必须遵守、不得随意更动的完全一致关系。有些内容，性质尽管相同或相近，只因在程度或数量上有差距就用了不同的文种。比如同是表彰，就有表彰卓越功勋、杰出贡献或英雄人物的嘉奖令，有表彰一贯表现优秀或贡献一向突出的先进集体或个人的表彰决定，有表彰日常工作、生活中出现的好人好事的表彰通报等文种的不同。惩戒也一样，有惩戒令、处分决定、批评通报等文种的区别。对于这些不同、区别，撰文者如果了然于心，文种就不会用错了。当然，若在相关文种的职能界定中直接加以明确区分，那用起来就更得心应手了。所以，谁明白、掌握了文种跟材料、内容的这种完全一致关系，谁就掌握了选准文种的最基础一环。
第二，文种有与制文机关的局部一致关系。这就是说有些文种跟有些制文机关有特定的一致性。如命令(令)作为通用公文，其作者只能是宪法及其他法律规定的、国务院、国务院各部委、地方各级人民政府等，而且是级别越高使用命令(令)的频率也越高。又如条例，作为法律，只有立法机关才可制发；作为行政法规，只有国务院才可制发。许多人不清楚这一点，这便是条例一度四处泛滥的主要原因。有的公文，基本内容相同，只因作者不同就须用不同的文种。如1959年关于特赦一事，便先有中共中央《关于特赦确实已经改恶从善的战争罪犯、罪犯和普通刑事罪犯的建议》，继有全国人大常委会《关于特赦确实改恶从善的罪犯的决定》，而后有《中华人民共和国主席令》。这三个因作者不同而选用的不同文种是不可更换的。有的人常常将典型经验调查报告误认为是典型经验总结，原因就在于不明白其文种跟作者的特定联系：制文机关自己回顾工作，找出经验教训以改进、指导今后工作者，为总结；制文机关陈述调查到的外机关、外单位的情况，找出其经验教训有时还提出相应的建议者，为调查报告。在这里，制文机关的内外不同，就是区分总结与调查报告的首要标志。我们若明白文种跟制文机关的这种局部一致关系，许多公文的文种便可不选自定了。12345
第三，文种与行文方向有多层次的关系。第一层次：无直接关系类。如章程、条例等各个规范性公文，它们本身不表明行文方向，就属此类。第二层次：浅层关系类。大多数的下行文即属此类。下行文由于文种多达一二十种，在仅知公文为下行文之后，固然大大缩小了查明、选择文种的范围，但还远不知它是或应是什么文种，故只能列入浅层关系类。第三层次：中层关系类。这主要指部分上行文，即报请性公文。上行文文种不多，而且议案有法律或法规明文规定的作者，简报与调查报告一般也无须作文种选择，剩下的主要就只有请示和报告两个文种。但这两个文种错用的情况不时出现，要准确选用有一些难度。所以文种跟公文没有完全或基本的一致性，关系还不够密切，只能算中等。第四次：深层关系类。这主要指不运行文，也即内部公文和平行文。不运行文主要有会议记录、大事记和总结，撰拟这些公文，文种事先即可确定，无须进行选择。平行文主要只有函一个文种，并也可事先确定，无须进行选择。这样，文种跟平行方向与内部行文就有了深层的一致关系。如果我们将那些容易选准文种、无须选择文种的体式排除掉，就大大缩小了需要作文种选样的范围，为彻底解决准确选用文种问题推进了不小的一步。
第四，文种与行文对象也有局部一致关系。有些公文，其中心内容即事由大体相同，制文机关相同或相近，主要因行文目的有差异而导致行文对象有变化，使用了不同的文种，因而形成了一种局部一致关系。例如同是讲制止乱砍滥伐森林问题的公文，就有向群众发布的《国务院关于保护森林制止乱砍滥伐的布告》(1979．1，15)，向各省级人民政府和国务院各部委发出的《国务院关于坚决制止乱砍滥伐森林的紧急通知》(1980，12，5)，还有《中共中央、国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》(1982，10，20)。这三个事由相同、作者相同或部分相同的公文，其文种之所以一个是“布告”，一个是“通知”，一个是“指示”，主要就因为行文目的有异而导致行文对象变更所致。值得注意的是，文种跟行文对象的这种局部一致关系，比起文种跟行文方向的关系来更深化了，了解了它，可减少文种选用上的错误。
第五，文种与制文者意志有正向、异向、反向的一致关系。在一般情况下，文种与制文者的意志都是正向一致关系，即制文者意志跟公文所用文种之职能是统一的。公文的大多数情况，都是这样。但有时的公务行文却打破了用公文形式的惯例而用了日常应用文的形式(其实质仍是公文)，从而表现了制文者非凡的眼光与襟怀，这就是异向一致关系。如1942年5月召开延安文艺座谈会，本可发一开会通知把有关人员召集起来把会一开就成了。但毛泽东却和当时的中宣部副部长凯丰于1942年4月27日联名发出了请帖：“为着交换对于目前文艺运动各方面问题的意见起见，特定于五月二日下午一时半在杨家岭办公楼下会议室内开座谈会，敬希届时出席为盼。”仔细思量，这发请帖实在比发开会通知效果好得多。这种舍弃公文文种“通知”而选用日常应用文“请帖”，其实质同于公文而实效优于公文的异常做法，就是一种典型的使文种与制文者意志呈异向一致性的做法。然而有些制文者无视文种应有稳定职能的特点而随心所欲地滥用、错用某一文种或生造新的文种，这种由制文者不照文种运行规律办事而任意扩大、改变文种职能或任意生造文种以服从自己意志的做法，体现的就是一种反向一致关系。如向不相隶属机关请求批准和答复，文种本应用“函”，但为了讨好对方，哪怕对方级别比自己低，也要用“请示”(有时用“报告”)就是表现之一。不过此种情况似乎还情有可原。尤其是不成体的“意见”的完全合法化，则无疑是这种反向一致关系的典型表现，而且是极不利于公文处理规范化和科学化的典型表现。我们的使命是要坚持正向一致关系，在特殊情况下容许异向一致关系，努力消除反向一致关系。12345
第六，文种选用的准确率，有跟制文者认识、把握公文运行规律的程度成正比的一致关系。这主要表现在各级制文者对现行通用公文总体及各文种的运行规律的认识与把握上；还表现在公文法规制定者对整个公文在其发展过程中运行规律的认识与把握上。
任何制文者，如果对现行通用公文特别是对其各具体文种的基本职能都认识得很清楚，运用得很熟练，又严肃认真，那么文种就不会错用、滥用，文种选用的准确率就跟制文者认识、把握公文运行规律的程度成了完全正确的一致关系，姑且叫做正值一致关系。这在公文写作中居于大多数，遗憾的是还有一些制文者对于公文规律缺乏认识，又故步自封、懒于学习，单凭感觉、经验、惯例行事，因而使得文种错用、滥用的现象屡屡发生，由此构成了文种的错用、滥用与制文者对公文规律的缺乏认识的一致关系，姑且称之为负值一致关系。有的机关常常“公告”“通告”不分，“通告”“通知”混淆，就是这种负值一致关系的表现。
但造成这种负值一致关系，还有公文法规制定者方面的原因：一是公文法规制定者对某些文种的职能至今把握不定；二是各系统的公文法规制定者至今未形成完全统一的认识。这也即是说，当前在文种选用上的负值一致关系，是有某种必然性和难除性的。为从根本上解决文种的准确选用问题，必须各有关方面加深研究、加强沟通、加紧公文写作人才的科学培训才有可能。
(二)把握文种选用的要求与方法。
揭示公文体式中以文种为核心的关系网，为彻底解决准确选用文种问题打下了基础。下一步就是要把握准确选用文种的要求与方法。
1．文种选用的原则要求。文种选用的原则要求很简单，那就是：准确，规范，相对稳定。
所谓准确，是说所选用的文种，其职能要跟它的表达内容、作者身份(制文机关)、行文方向、读者身份(行文对象)、制文的目的意图完全统一起来，从而构成以文种跟各有关方面的正向或正值的完全一致关系。
所谓规范，是说所选用的文种，其职能与名称要严格执行有关法规的规定，一些未被法规列出的非法明公文的文种，其职能与名称一般应按惯例并参照有关规定使用，不得随意变动。如有违反，当受处罚。
所谓相对稳定，这即是说，公文法规对文种所作的规定一经发布，就要稳定一个相当长的时间，不可朝令夕改，随意更动。文种的职能与名称都要保持一个相当长的时间不变。
准确，规范，相对稳定。当我们进行文种选用之时，最好能先想起这三个原则要求。
2．文种选用的基本方法。为实现文种选用的三项原则要求，须遵循以下基本方法：
第一，认真学习、熟练掌握、严格执行现行公文法规。这是最根本的一点。离开了这一点，就一点谈不上实现文种选用三项原则要求。文种选用之所以出现这样那样的问题，归根到底，几乎都是由于不执行公文法规造成，不是由于不懂公文法规就是由于无视公文法规造成。现行的几种公文处理条例或办法，虽然还不够严密与完善，彼此还有若干可以一致却相互矛盾的地方，但由于它们是数十年来革命斗争与社会主义建设中公文处理、公文写作的经验总结，同时还吸取了几千年来公文处理、公文写作的有益处的东西，基本上反映了我国当前公文处理与公文写作的实践经验和客观规律，基本上适应我国当前的社会管理需要，是直接指导当前公文写作的基本文件，是我们选用文种的主要依凭，因而是必须认真学习、熟练掌握、严格执行的。要坚决克服有法不依、有章不循的坏作风。12345
第二，反复研究、仔细辨明公文内容、材料的性质特点，然后找最适合表现此种性质特点的内容、材料的文种。这主要是对那些不易把握其文种适应性的内容、材料而言。如《××省人民政府关于表彰奖励等优秀运动员、教练员的通报》这样写道：“我省体育健儿，在第26届奥运会上克服困难，经过顽强拼搏，获得１枚金牌、２枚银牌、1枚铜牌、4个第五名和1个第八名，并破三次世界记录，取得了优异成绩。为了进一步促进我省体育事业的发展……省人民政府决定：授予金牌获得者、‘省劳动模范’称号，给予通令嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套。……省人民政府号召各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献；希望体育战线的同志再接再厉，不断进取，为发展我省体育事业再立新功。”它即使不用“嘉奖令”也应用“表彰决定”。可由于没有认真研究、辨析内容的性质特点而用了“通报”，实在遗憾。
第三，明确制文机关同公文内容之间的必然联系，然后即可确定其恰当文种。如某团体的代表大会要制定一个全体成员共同遵守的根本性文件，其文种必是“章程”；国务院要就某一重要事项作较为全面、系统、原则的规定，其文种必用“条例”；共和国主席要发布特赦事项，其文必称“特赦令”；如此等等。如果我们对制文机关同公文内容之间的这种必然联系了如指掌，不少公文的文种选用就一点不成问题。
第四，明确行文方向，定准行文对象，特别是定准主送对象，进而考虑选用与所写公文完全适应的文种。若拟制与行文方向无直接关系的规范性公文，可根据内容特点、制文机关、制文目的与意图来确定合适的文种。若拟制下行文，则须进而定准行文对象，特别是主送对象，并结合其制文目的意图、成文方式过程，确定其合适的文种，或命令(令)、指示、批复、决定、决议等等；或公报、公告、通知、通报等等。若属上行文，则须进一步明确其不同行文目的要求来确定其文种：只提供情况、信息而无必复要求者为“报告”；请求指示、批复、批示、批准者为“请示”；请求批转者，建议称之为“请转报告”。若属平行文，一般可直接确定为“函”。若属不运行文，则可直接定其文种为会议记录，或大事记，或总结。
第五，细心领会领导的制文目的意图，找出最能体现领导制文目的意图的文种。细心领会好领导的制文目的意图，最充分地体现好领导的制文目的意图，是拟制好每个公文的出发点、主导线和归宿地，自然也是每个公文文种选用的出发点、主导线和归宿地。但要领会好领导的制文目的意图并非总是很容易的事情。如果领导精明强干又深谙公文写作，那他不仅会明白无误地讲清制文的目的意图，而且还会准确无误地讲明选用什么文种。可惜这种幸运机会并不很多，而为难之时倒是不少。这就要求公文草拟者非下苦工夫去反复琢磨、细心领会不可。例如《××省人民政府关于禁止赌博的处罚条例》，其文种显然是错了。首先是省政府无权制定条例；其次是仅对赌博作处罚规定也不宜称条例。其标题应称《××省关于禁止赌博的通告》或《××省关于惩处赌博的规定》。但文种究竟是用“通告”还是“规定”，只有完全了解领导的制文目的意图之后才能确定。12345
第六，按文种准确选用的难易程度将文种分类排队，然后把准确选用难度较大的文种集中起来，对公文写作人员进行准确选用这些文种的强化训练，打歼灭战，以求最终解决问题。细察诸多文种，真正较难准确选用而较易错用、混用的文种并不很多，主要有条例、规定与办法，指示、决定、决议与意见、通知，公告与通告，请示与报告，请示与请批函，请示、报告与请转报告，总结与总结报告，总结与调查报告等。若能对公文写作人员有效进行强化训练，变难点为易点，则文种的准确选用问题最终将不再有困扰。这也可说不是方法而是一种措施，若能切实实施，让公文写作人员真正下一点苦工夫，必定受益不浅。
（作者单位：湘潭大学）
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