公文标题中常见的错误

　　标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下： 　　　　一、语句不合语法规范 　　　　例1、*部、*部、*部、*部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。 　　　　例2、*高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。 　　　　例3、*高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。 　　　　例4、*省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。 　　　　例5、*高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。 　　　　病例分析： 　　　　例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。 　　　　例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企

　　公文标题中常见病例分析

　　标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

　　一、语句不合语法规范

　　例1、*部、*部、*部、*部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

　　例2、*高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

　　例3、*高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

　　例4、*省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

　　例5、*高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

　　病例分析：

　　例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

　　例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于&r

　　标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下： 

　　一、语句不合语法规范 

　　例1、*部、*部、*部、*部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。 

　　例2、*高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

　　例3、*高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

　　例4、*省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

　　例5、*高校关于认真做好表彰优秀教师和教育工作者的通知。

　　病例分析：

　　例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

　　例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介

　　关于”在公文标题中出现的频率很高，比如《山东政报》XX年第7期在国务院文件、国务院办公厅文件、省政府文件和省政府办公厅文件四个栏目刊登的10个文件标题中都有“关于”。据统计，山东省科技厅1999年制发的535个文件，有526个文件的标题中出现“关于”。

　　在公文标题中，“关于”充当介词的功能，主要是引出公文标题三要素之一的事由，并对公文文种进行修饰限制。如“中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定”，在这个标题中， “关于”首先引出“加强社会主义精神文明建设若干重大问题”，成为介词结构，再对文种“决定”进行修饰。由于事由涉及的主要是一个事件的过程或如何进行某项工作，因此多数由动词词组充当。

　　据对大量的公文标题进行分析，“关于”在有些标题中并不出现。这有以下几种情况：一是用“对”等其他介词，这是因为事由部分不是表示所涉及的内容，而是表示涉及的对象。如国务院对大型翡翠艺术珍品创作集体的嘉奖令，国家工商局对赣工商办字(1992)21号文的答复，国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令。二是公文标题中没有事由，因此就不需“关于”了，如中纪委二次会议公报、中乌联合新闻公报等。三是一些公文标题的其他部分如事由中出现了“关于”等

　　一、文种使用不当

　　有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

　　二、格式不规范

　　公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。

　　三、行文规则混乱

　　（一）越级行文。

　　（二）多头行文。

　　（三）请示一文多事。

　　（四）党政不分。

　　四、提法不当

　　有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

　　五、名称表述混乱

　　公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇

　　公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

　　六、时间表述含糊

　　(一)用时间代名词而不用具体日期。

　　尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉；②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法；③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做；④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

　　下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

　　一、文种不明

　　即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”；而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，

　　尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

　　下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

　　一、文种不明

　　即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“(发文单位)电力标准化工作总结”。

　　二、生造文种

　　一种情

　　公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。

　　一、要素不全。完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。XX年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范（至于标题三要素如何省略，省略时应注意些什么，参阅本人撰写的《试论公文标题“三要素”的省略》一文），否则，将毛病百出。常见的病例有三种：一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级

　　发文字号编写不当

　　发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(gb／t9704——1999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：

　　1、机关代字混淆。

　　机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学

　　行政公文处理中常见的格式问题分析 《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面： 1. 公文格式组成部分中常见的问题 1.1 眉首部分 1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于xx发文机关标识字号，应予以纠正。 1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[XX]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。 1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用