财务档案借阅管理制度

　　为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

　　3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

　　4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

　　5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

　　6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

　　1 财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、项目成本资料、资产评估报告、借款合同及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等。

　　3 每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员协同会计主管人员整理、装订，并登记编号入库管理。对于财务报表、纳税申报资料、手工账薄、各种登记薄、移交清单等在年终账务完后整理装订入库;对于计算机拷贝磁盘或光盘在拷贝后即刻纳入档案管理;对于其他财务资料应该入库保管的，但根据工作需要暂时保管在不同会计人员手中，但对于十分重要的资料也应先办理入库手续，然后由相关财务人员按照正常借阅手续借出，以明确责任，保证财务资料的安全。

　　4 建立“财务档案登记薄”，每项财务档案归档前，由主管人员确定档案的分类，按照不同的档案类别分别编号登记管理，由档案管理人员和会计主管人员在登记薄上签字(盖章)。

　　5 建立“财务档案调阅、借阅登记薄”，财务部门内部需要查阅档案的，需由档案管理

　　一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

　　二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

　　三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

　　四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

　　五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

　　六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

　　七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。 　

　　八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

　　第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。

　　第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。

　　第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。

　　第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。

　　第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。

　　第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。

　　第七条档案工作人员要努力

　　档案管理制度

　　1、分局所有档案由综合档案是集中管理，不得分散和私人保存。

　　2、各科室应按要求向档案室移交清洁、全面、完整的档案。

　　3、文档人员必须确保档案的安全、完整。要定期清点整理档案资料，对残缺或变质的档案及时补充确保完整。要保持档案室的清洁美观，搞好档案室卫生工作。

　　4、档案室内严禁吸烟、大声喧哗，不准进行与查阅档案无关的活动。

　　5、非文档人员不得自行翻阅档案。

　　6、参观人员必须经领导批准，在档案员的陪同下方可参观。

　　档案管理制度

　　一、  为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、  归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、  公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、  档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。  

　　五、  资料的收集与整理

　　1.      公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.      在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.      凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4. 各部门专用的收、发文件资料，按

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　(一)工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。(详附件一)

　　(二)归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

　　(一)工程档案的收集

　　文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

　　(二)工程档案的整理

　　按照单位工程分部diyifanwen.com、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　(三)工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

　　二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

　　三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

　　四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。

　　五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

　　六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

　　档案管理制度

　　一、  为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、  归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、  公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、  档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。  

　　五、  资料的收集与整理

　　1.      公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.      在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.      凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4. 各部门专用的收、发文件资料，按

　　档案员岗位职责

　　一、 认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

　　二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

　　三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

　　四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

　　五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

　　六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

　　兼职档案工作人员职责

　　一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共

　　和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章

　　制度。

　　二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

　　三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件

　　材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

　　手续。

　　四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

　　五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作

　　用