会议筹备方案的内容

　　会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜。

　　会议方案的内容一般包括以下内容：

　　a、确定会议名称

　　b、确定与会人员

　　c、确定时间地点。

　　d、确定会议通知内容

　　e、会议通知跟进落实程序与要求

　　f、会场布置要求

　　g、会议文件资料种类、内容、要求

　　h、会议设备和用品种类、要求

　　i、会议后勤安排

　　j、会议记录安排

　　k、会场服务安排

　　l、会议预算安排

　　m、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人

　　n、其他注意事项

　　事务公文（会议方案范例）

　　范例一

　　全国政协八届三次会议议程

　　（１９９５年３月３日政协第八届全国委员会第三次会议通过）

　　一、审议政协第八届全国委员会常务委员会工作报告

　　二、列席第八届全国人民代表大会第三次会议

　　三、听取政协第八届全国委员会提案委员会关于政协八届二次会议以来提案工作情况的报告

　　四、审议通过政协第八届全国委员会提案委员会关于政协八届三次会议提案审查情况的报告

　　五、审议通过政协第八届全国委员会第三次会议的各项决议

　　六、增选中国人民政治协商会议第八届全国委员会常务委员

　　范例二

　　“秘书工作”厂关于召开职工教育工作会议的方案

　　××市××局：

　　（一）相关知识

　　1.会议筹备方案的内容

　　（1）确定会议的主题与议题

　　会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。

　　确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　例：()的会议坚决不开

　　a.条件不成熟b.目的不明确c.议题过多d.地点

　　答案：b

　　解析：明确的目的是开会的重点和关键

　　例：会议主题的确定应做到（）

　　a.有切实依据b.能结合本单位的实际c.主题尽量细化d.有明确的目的

　　答案：abd

　　解析：确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　（2）确定会议的名称

　　（3）确定会议的流程：根据到会的主要领导，安排会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；

　　（4）确定会议的时间和地点

　　会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短

　　会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全

　　（5）确定会议所需的设备和工具

　　（6）确定会议文件的范围并做好文件的印制工作

　　（7）确定会议代表的组成

　　（8）确定会议的经费预算

　　一、制定大型专业会议的筹备方案

　　1.确定会议主题

　　会议主题的确定的主要依据:一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　2.确定会议的时间和地点

　　会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

　　3.确定会议的规模

　　会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

　　4.确定会议议程

　　会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

　　5.确定会议文件和材料的准备

　　包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

　　6.确定会议组织和分

　　任务描述：

　　宏利总公司是一家大型企业。其下属长沙分公司年前推出了一款新产品。十月，长沙分公司拟召开新产品推介会。分公司办公室具体负责会议筹备等会议前期准备工作。

　　训练目标：

　　能拟写出内容齐备、结构完整、考量周全、可操作性强的会议筹备方案(含议程表、日程表、经费预算等内容)

　　会议筹备方案的写作结构和内容

　　宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议筹备方案

　　一、前言

　　说明会议召开的背景、目的和意义。

　　二、会议名称

　　宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议

　　三、会议召开的时间、地点

　　自拟

　　四、会议主题

　　用动宾结构句式概括说明(两句)

　　五、会议规模

　　人数

　　六、会议议程

　　会议议题的程序化(表格)

　　七、会议日程

　　将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。可以附表形式列后。

　　八、会议筹备分工

　　一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等。

　　确定小组负责人，组员，工作职责，工作任务落实到人。

　　(一)学习目标

　　能够制定大型专业会议的筹备方案

　　(二)方案的制定

　　1.确定会议主题

　　无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。

　　会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　2.确定会议的时间和地点

　　会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

　　3.确定会议的规模

　　会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

　　4.确定会议议程

　　会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

　　5.确定会议文件和材料的准备

　　包括大会的主报告；大会发言单位的材料

　　成立活动筹备领导小组，组长：市委常务副秘书长张**，副组长：**县委常委、办公室主任李**，成员：桥西区委常委、办公室主任赵**、桥东区委常委、办公室主任李**、高开区党委工作部主任刘**。具体安排为：

　　一、会前准备工作

　　1、工作协调由市委常务副秘书长张**，**县委常委、办公室主任李**负责；

　　2、节目筛选、调度、彩排由市委办公室梁**、董**，**县委办公室郑**、李**负责；

　　①元月28日下午2：00在县招待所多功能厅审定参加春节联欢会节目；（负责人：郑**）

　　②元月31日下午2：00在新华剧场进行第一次彩排（负责人：郑**　李**）

　　③2月3日下午2：00在新华剧场进行第二次彩排（负责人：郑**　李***）

　　3、会务筹备（会标、座次、音响、灯光、鲜花、节目单、签到、会场服务等）由市委办公室赵**、文***，**县委办公室路**、王**负责。

　　①腊月25下午15：00布置会场。

　　②县委办王**负责在舞台上方悬挂（XX市委办公室暨一县两区党委办公室迎新春联欢会）横幅一条；

　　③市委办赵**、文**负责安排领导座次；

　　④文体局安排一名工作人员负责音响、灯光调试；(责任人：郝**)

　　⑤县委办路**、王**负责在舞台前

　　招商会议一般多在国(境)外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国(境)外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的，其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。

　　一、预先筹划，制定方案

　　招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。

　　1．确定会议目的、名称、规模

　　招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国公司、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。

　　2．确定会议时间、会场，邀请客商

　　招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国(境)外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。

　　与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时

　　如何提高办公效率、节省时间与经费、缩短决策周期等，这都是每个企事业所关心的焦点。随着视讯编码、宽带网络技术的发展，正成为互动多媒体发展的催化剂。下图的视讯平台系统就能够很好的解决企事业所关心的问题。

　　平台系统是集视频会议系统、直播点播系统和im即时通讯系统于一体的网络平台，此三系统的有机结合，为用户提供即时性、交互性、安全性和可靠性的网络平台，实现网络交流，远程协作办公等，解决用户信息的实时沟通与信息交流。三系统即相互独立，又互联互通。

　　为了提高系统容量，采用分布式的设计构架，所有的服务器在逻辑上相互独立，空间分布上可以灵活部署。服务器之间通过网络相互连接，共同构成一个统一的整体为客户端服务。在这个网络中完成了复杂了同步机制、单点崩溃灾难恢复机制，具有良好的扩展性。一个新的用户登录服务器可以动态无缝地加入或退出这个网络，为支持大容量用户奠定了很好的基础。另外网络的适应性非常强，不管是专线网络还是非专线网络、或者是混用网络，本系统都可以轻松实现信息的交流与沟通。

　　系统的遵循高起点、严要求，具有技术上的先进性和前瞻性。对于系统架构，各种业务模型的设计充分考虑今后业务发展的需要，包括对各种新业务需求的提出和新规则的制定。系统采用三层体系结

　　联谊活动筹备方案

　　成立活动筹备领导小组，组长：市委常务副秘书长张，副组长：**县委常委、办公室主任李，成员：桥西区委常委、办公室主任赵、桥东区委常委、办公室主任李、高开区党委工作部主任刘。具体安排为：

　　一、会前准备工作

　　1、工作协调由市委常务副秘书长张，**县委常委、办公室主任李负责；

　　2、节目筛选、调度、彩排由市委办公室梁、董，**县委办公室郑、李负责；

　　①元月28日下午2：00在县招待所多功能厅审定参加春节联欢会节目；（负责人：郑）

　　②元月31日下午2：00在新华剧场进行第一次彩排（负责人：郑　李）

　　③2月3日下午2：00在新华剧场进行第二次彩排（负责人：郑　李）

　　3、会务筹备（会标、座次、音响、灯光、鲜花、节目单、签到、会场服务等）由市委办公室赵、文，**县委办公室路、王负责。

　　①腊月25下午15：00布置会场。

　　②县委办王负责在舞台上方悬挂（2005市委办公室暨一县两区党委办公室迎新春联欢会）横幅一条；

　　③市委办赵、文负责安排领导座次；

　　④文体局安排一名工作人员负责音响、灯光调试；(责任人：郝)

　　⑤县委办路、王负责在舞台前摆放鲜花及舞台中央悬挂（春节联欢晚会）泡沫字；

　　⑥县委办李负责将确定好的节目名单汇

　　（一）家长会的准备布置安排

　　1、时间：下午二节课后

　　2、地点：本班教室

　　3、布置教室：干净、整洁。黑板上要有明确的主题。《共同托起明天的太阳》、《托起希望》《让我们共同携手，托起希望》。《热烈欢迎各位家长光临》等

　　安排接送的学生两名，举班牌。家长的自行车学生带领，安排在本班放置的地点，摆放整齐。机动车辆不要开进学校，没有地方和场地。

　　4、家长签到，学校量化。家长要齐，不允许任何一个家长不来。特别是学习动力不足成绩较差的学生家长更要来。明确的告诉学生，我们的家长会不是告状会，是分析会，是鼓劲会。一定要让家长到会。一个学期一个家长会，我们组织一次不容易，你准备半天没有人听既没有气氛更没有效果。要求家长要守时，明确时间观念。

　　5、要求家长开会做记录。开会时不接打手机，请家长认真听，做好记录，回家向学生汇报老师的会议内容，让家长会的作用深刻有效果。（赏识的力量是无穷的）

　　6、科任教师的联系电话：写在黑板上。

　　7、布置一封信：写给家长的一封信。汇报本学期前期的自己的学习状况，并决定下学期将如何努力，争取在期末考试取得良好的成绩。一封信的效果会很好。让家长会很激动，而且家长会很好找到自己的位置，科任教师也会对号入座。

　　8、优秀家长谈