公文写作的基本技巧

　　近日相继有考生来电询问，的情况，我们从相关单位获悉的相关消息。

　　公文的含义

　　公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。

　　公文的特征

　　一、有鲜明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

　　三、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。

　　四、有现实的效用。

　　公文的作用

　　一、有上传下达、互通情报的作用。

　　二、有工作依据和凭证的作用。

　　三、有宣传教育的作用。

　　四、有规定人们行为的规范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关用章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一：要根据所反映的客观实际需要，二：要符合明晰、 确切、简练的标准，三：要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。 

　　需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是

　　荷、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。

　　最近，我拜读了李明伦先生的力作《秘书写作技巧》(1994年10月，山西教育出版社出版)一书，仔细研究了本书“绪论”部分中提出的公文写作特点的论述，颇受教益。明伦先生提出的关于公文写作的特点不仅很有见地，而且对于把握现代机关公文写作具有一定指导意义。所以，我依照他提出的问题写下了这篇文章，算是自己的具体体会，也可以说是对明伦同志所提观点的佐证和补充，目的是想把这些观点再次介绍给更多的同行，使之产生更大的指导作用。

　　公文是文章大“家族”中别具一格的文章类型，它具有一般文章的基本要素，又有别于一般文章的风格和特点，因而，它是独秀于文章大“家族”中的另一种文章现象，即应用文。所以，公文写作属于应用写作范畴。其特点虽然与一般文章和一般应用文保持着必然的联系，但更多的方面却是自成体系、独树一帜。

　　一、公文的作者不是公文撰写者本人。而是一定社会集团或它的领导者。公文要求它的读者必须贯彻执行、遵照办理。这就决定了公文具有作者的群体性、秘书写作成果的隐匿性和它本身的实践性特点

　　公文写作不像搞文艺创作、科学著作那样属于个人的劳动，其写作成果也不能是撰写者个人。作为公文撰写者的

　　公文是实用文，是为解决现实工作中的实际问题，处理具体事务而撰写的。而问题的解决、事务的处理又必须在一定的时间内进行，因此，公文写作有严格的时限要求，其价值和作用很大程度上就体现在时效性上。有的公文在领导研究决定后就需要立即起草成文，交付使用；有的则要求在工作过程中制作，与工作同步进行，工作结束，公文也要完成。所以，公文写作任务常常来得急，要求处理也快，这就要求公文写作者要掌握快速成文技巧，争取一稿成功。

　　以往人们对公文快速写作大都局限于从结构模式方面进行研究，视角狭窄，成果较为粗浅。本文试图从更为广阔的视角进行审视、研究，力求厘清影响公文快速写作的相关因素，并在公文写作思路和结构模式的联系方面提出自己的见解。

　　一、留心搜集资料，善于参考借用

　　资料的积累、储备是快写的基础。如果平时没有各种写作资料的充足积累和储备，遇到公文应急写作就难免会有“无米下锅”的尴尬。所以，作为经常性的公文撰稿人员在平时工作中就应有意识地注意搜集和积累相关资料，做搜集资料的有心人，有备而无患。平时要留心各种事情，“眼观六路，耳听八方”，凡是与公文写作有关的事情和问题都要想一想。记下来。工作中经手的各种文件、会议记

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的

　　应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的

　　行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18

　　日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中

　　要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根

　　据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重

　　复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口

　　语，不用方言土语，十分规范。

　　需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、

　　关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为

　　要（荷、盼）、是荷

　　、特此通知（报告、函告）等。

　　广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。怎样写好公文文书呢?现在小编为你分享了公文文书的写作技巧，希望能够帮到你。

　　1. 标题

　　公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。

　　有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如《通知》。

　　2. 发文字号

　　包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。

　　例如“审办发(1989)6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字，(1989)是年号，“6”号是发文顺序号。

　　几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

　　编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面;凡无文件版头的，放在标题的右侧方。

　　3. 主送机关

　　主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准

　　一、公文的含义及种类

　　公文是国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。国家机关公文（包括电报，下同）是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

　　国家机关的公文种类（文种）包括两方面：一是按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为13种：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。二是按《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月）规定，分为14种：报告、请示、函、决定、通知、意见、通报、批复、会议纪要、指示、决议、条例、规定、公报。

　　二、公文的特点及作用

　　（一）公文的特点：

　　1、鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。

　　2、法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有

　　一、措辞  

　　1、选择生动准确的词  

　　词是语言的基本单位，人们要表达思想，就要选择适当的词语，这是写作的基本要求。  

　　词可分为一般概念的词（general words）和具体概念的词（specific  words）。表示一般概念的词含义模糊；表示具体概念的词含义明确，表达准确，生动形象。写作时合理地使用具体概念的词能够使句子表达的意思准确，内容生动，更富有感染力。试比较下面各组句子：  

　　（l） a few houses were destroyed yesterday （general）      

　　five houses burnt  down yesterday （specific）  

　　（2）his relatives gave him two gifts（general）      

　　his aunt and uncle gave hima watch and a pen

　　自传、是自述生平和思想演变过程的文章。即把自己走过的生活道路、经历、思想演变过程等，系统而又有重点地通过文字形式表达出来。它是每个要求入党的同志向党组织书面汇报的一种形式，是组织上全面地、历史地、系统地了解申请入党积极分子的重要材料，也是党组织审查吸收新党员必须具备的材料之一。对没有交自传的同志，党组织应在将其列为入党积极分子后，最迟在列入发展党员计划前，通知其写好自传。

　　自传的基本书写格式及内容通常如下：

　　（1）标题。居中写"自传"。（2）正文。自传一般包括以下内容：①个人和家庭主要成员、主要社会关系的情况。个人情况包括：姓名、性别、民族、出生年月日、籍贯、文化程度、家庭出身、本人成份、现从事的工作以及担任的职务等。家庭主要成员情况：主要指父母、配偶和子女，以及和本人长期在一起生活的亲属的职业和政治情况。主要社会关系情况：要写明与本人在政治上、经济上有直接联系的亲友，以及同学或同事等人的职业和政治情况。②个人成长经历。一般从上小学或七周岁写起。要写明何时、何地在什么学校读书或从事什么活动；何时参加工作，在哪些单位工作过，担任过什么职务；受过何种奖励或处分；何时、何地、何人介绍加入过何种进步组织、反动组织或封建迷信组织，任何职务，有何

　　1.公文格式的组成

　　公文格式的组成要素包括：

　　(1)发文机关标识(版头、红头)

　　(2)公文份数序号

　　(3)密级

　　(4)发文字号

　　(5)签发人(主要用于请示)

　　(6)标题

　　(7)主送机关(内发可省略)

　　(8)正文

　　(9)附件

　　(10)发文机关署名

　　(11)成文日期

　　(12)印章

　　(13)附注(此件发至 xx级)

　　(14)主题词

　　(15)抄送单位

　　(16)印刷机关和印刷时间

　　印刷用纸和技术要求：用a4型纸(297x210)，正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

　　2.发文字号

　　编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

　　注意：年份不能省略，两边用六角括号;序号不编虚位，不加第。

　　3.公文标题

　　标准式：发文机关+发文事由+文种

　　凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。

　　特殊形式：

　　(1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

　　(2)发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

　　4.成文日期

　　成文日期确定原则：

　　(1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

　　(2)领导签发的，以签发日期为准。

　　(3)联合行文，以最后签发机关的领导签发