公文的处理程序与步骤
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公文的基本处理程序
公文的基本处理程序
1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具体有以下几个环节:
①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。
②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限
公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似,但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行。
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即公文的主题和发文的目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?比如布置工作,提出主要抓哪些问题,主要成绩及存在问题,下一步的打算;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是写一个带有规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,是向上级领导机关汇报,还是向下级所属单位介绍和推广工作经验;是给领导干部、有关部门工作人员阅读,还是向全体干部或人民群众进行传达等。
4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方机关了解,还是要求对方机关答复,是要求各收文机关贯彻执行,还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有首先对这些问题做到心中
《公文写作与处理》试卷库
一.单项选择题(每题1分,共10分)
1.我国第一部文件集是()。
a《论语》b《尚书》c《诗经》d《春秋》
2.公文区别于其它信息的特点()。
a传递权威信息b书面文字材料c法定权威与现实执行性d特定的体式
3.具有正式法定效用的文本有()。
a草稿b定稿c暂行本d副本
4.任免聘用干部用()。
a公告b通报c通知d令
5.公文形成过程中称为“把关”环节的是()。
a会签b签发c审核d用印
6.下列文种,只有一个主送机关的是()。
a批复b通知c指示d决定
7.北京市政府向国务院各部委主送的文件属于()。
a平行文b上行文c下行文d直达行文
8.将有关材料,按立卷类目的条款,及时归入卷框、卷盒之内是()。
a公文整理b平时归卷c平时立卷d整理案卷
9.文书档案的基本保管单位()。
a文书b档案c案卷d信息资料
10.为了加快文件的传递,可采用()。
a逐级行文b多级行文c越级行文d直达行文
二.多项选择题(每题2分,共10分)
1.可以发布规章的文件有()。
a命令b通知c通报d决定
2.公文是一种特殊的文体,这种特殊性表现在()。
a采用白话文的形式b具有真实性、合法性
c具有规范性
公文的处理时限
1、特急件:随到随办。 2、急件:一天内处理完毕。 3、普通件:三天内处理完毕。 4、超过处理时限的文件,由秘书室催办。 5、各级审核人员及会签人员均无原则在公文签呈上签名,并标示日期,以明确责任。
公文处理的特点
公文处理活动是公务活动的重要组成部分,它与其他公务活动在性质上既具有相同性又具有差异性,公文处理活动的特殊性体现在它的严肃性、辅助性和应用性。
(一)严肃性
公文是国家管理的工具,它是为解决国家或集体的事务而制定存在的。公文处理活动是国家管理工作的一部分,因而无论在其内容、作者的身份,处理的质量和国家利益的安全等方面都具有特殊性,也就是高度的政治性、权威性、周密性和机密性。
首先,公文的内容具有很强的政治性,公文处理维护的是统治阶级的根本利益,公文处理的服务对象是事关社会整体的政治统治,公文记载和表达的是法定作者的意图,政治上必然服从它的法定作者,因而这种活动责任重大,需郑重严肃,来不得丝毫的马虎懈怠。
其次,公文的作者必须是法定的,具有权威性的。公文不是个人的作品,“公文姓公”,是社会组织的产物。公文的作者是指能够以自己的名义行使权力和承担义务的社会组织或其代表。在公务联系中,必须以法定的名义行文,“名正”则“言顺’,“言顺”则“事成”。法定作者的职能身份,赋予了它在公文处理活动中等同的权威,超越了自己的权力与义务范围,
其公文或处理活动就为无效。
第三,公文处理活动要讲究必要的周密性。公文处理是一个环节众多、参与人员众多、
公文的处理时限
1、特急件:随到随办。
2、急件:一天内处理完毕。
3、普通件:三天内处理完毕。
4、超过处理时限的文件,由秘书室催办。
5、各级审核人员及会签人员均无原则在公文签呈上签名,并标示日期,以明确责任。
公文处理的总则
《公文处理管理办法》的第一章“总则”是公文处理工作的基本指导思想,它高度概括了公文和公文处理的基本内容、主要工作以及特点和程序、基本原则要求、参与工作人员的素质要求和组织、人员保障等,将其研究阐释透彻,将有助于公文处理实践者们增强工作的自觉性、主动性,从而能够进一步深入地指导并遵循其特殊的规律和原则,并以此来指导公文处理工作的实践,从而能纵横自如地完成这项专业性极强的工作。本章主要是阐述公文处理的指导思想,分析概念的内涵、公文处理要达到的目标,基本的原则与要求。
总则是公文处理的基本指导思想,是从事公文工作的指针。不认识其重要性,公文处理的实践者很难由“必然王国”走向“自由王国”。人类一切的思想理论、原则方法都是来源于秘书工作某一方面的具体社会实践,同时,又需在实践中接受检验和不断完善。公文处理的基本指导思想也是伴随着社会公务活动,特别是国家管理活动的内容的不断拓展和客观环境变化的更高要求而逐步完善和深化的。公文处理从来没有像今天这样需要讲究效率,而且公文处理活动的范围内容、形式都正在随着社会的发展发生着新的变化,亟待人们做出新的修正和完善,新《办法》正是适应了这种社会发展和国家管理活动的迫切需求。在我们开始贯彻新《办法》之初,有必要认
公文处理的要求
(一)及时
及时就是要求在公文处理活动中,确立高度的时间观念,珍惜时间,注重时效。公务活动是具有时间要求的,公文作为公务活动的工具必须抓住时机,维护其时效,使各项工作能迅速有效地处理,消灭公文运转处理和管理中的各种“瓶颈”,用时间管理论等理论和方法去对公文处理过程实施组织和控制,使公文处理做到不压、不拖、不扣、不失控、不滞留,把握好公文运转的方向和流量,明确公文处理的各类急缓时限要求,避免公文旅行和推诿扯皮,使公文处理及时、适时,轻重缓急能够处理得当。在公文处理活动中维护了时效性,也就提高了组织时间的利用价值,从而体现了“时间就是金钱,效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的,也是客观实践所要求的。
(二)准确
公文本身担负着传达贯彻党和政府的路线、方针、政策,指导、布置和商治工作,请示和答复问题,报告和交流情况等社会职能。它是传情办事的工具,具有凭据查考、传递信息。规范行为和统一思想等作用,如果自身不严密、不准确,语生歧义,莫衷一是,就很难在明确地宣布政令方面发挥主渠道的作用。而在做为“有案可稽”的证据时就难以为凭,其在传达信息时就缺乏可信性和价值,更无法去统一人们的思想,规范人们的行动。准确性
公文组卷步骤
将公文划分到适宜组成案卷的数量时,即可按照下列步骤进行组卷:排列卷内公文、编卷内页码、填写卷内目录、装订案卷、加贴卷末备考表、填写案卷封皮。
客人投诉的处理程序
一.聆听客人投诉
1.听取宾客投诉,要头脑冷静,面带微笑。仔细倾听对宾客遇到的不快表示理解,并致歉意。
2.对客人的投诉,饭店无论是否有过错都不要申辩,尤其是对火气正大、酒后、脾气暴躁的客人先不要解释,可以先向客人说:“对不起”,表示安慰,如事态较严重要立即上报主管经理。
3.客人投诉时吵闹或喧哗,应尽力将其劝离其他客人,避免影响其它客人。
二.认真记录
1.客人投诉时要认真记录姓名,如在大堂经理处投诉要记录被投诉部门、姓名和事项。
2.应使投诉者说话速度放慢,并使之感觉到饭店对其投诉的重视。
三.回答投诉
1.如发生在本部门,由部门主管根据客人投诉内容,根据饭店规定做出适当的反应。
2.摆出事实,恰到好处地回答宾客投诉,如有可能可提供几种可选择的措施。
3.切记轻率处理。
4.如投诉其它部门,应记录好并落实清楚,由被投诉部门主管负责向客人解释。
四.处理投诉
1.对一些简单、易解决的投诉,部门主管人员要及时解决并征求客人对解决投诉的意见。
2.对一些不易解决或对其他部门的投诉,首先要向客人道歉,并感谢客人对我们的工作提出宝贵意见,向客人说明并及时向相关部门经理汇报。
3.及时将处理结果通告客人,并再次道歉,