会议茶歇准备方案

　　茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

　　通常茶歇的准备包括

　　点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，

　　一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

　　1．会议的主题和议题

　　会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。

　　2．会议名称

　　会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。

　　3．会议议程与日程

　　会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。

　　4．选择会址

　　选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。

　　1．会议的主题和议题

　　会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。

　　2．会议名称

　　会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司xx年业务恳谈会”。

　　3．会议议程与日程

　　会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。

　　4．选择会址

　　选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。

　　会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

　　书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

　　书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。

　　电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩

　　会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

　　书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

　　书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。

　　电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩

　　1、为会方砍价，节约经费，代订各地优惠客房；

　　2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务；

　　3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务；

　　4、代表展品的托运代办（航空、铁路、公路）；

　　5、为会议组织者提供互联网上网方便。

　　学术会议展板尺寸通常为90cm宽×120cm长。

　　一般情况下，可用下面2种方法制作论文展板。一是用photoshop等专业软件制作：优点是质量高，缺点是太麻烦。此外便是一般常采用的powerpoint制作，简单快速，质量完全可以接受(毕竟学术会议主要是学术与信息的交流，不是做广告搞宣传)。简要制作过程如下

　　1）打开powerpoint后新建一个文件；

　　2）进入页面设置，将文件高度设置为120cm，宽度设置为90cm；点击ok！

　　3）根据自己喜好设置背景颜色。

　　4）编辑正文和图片。标题文字最好选择80号字左右，正文选48号字左右，图注选40号字左右。注意四周要留出足够的空来才好看。

　　5）在自己的电脑上，选择100％比例观看效果即可！

　　6）存盘！（此时可送图片社打印和加膜，建议打印制作时选用1200dpi。可能会贵一点。整个制作费用在80元左右。别忘了购一个专用圆筒20元，可以携带您的poster！）

　　大图片的分割打印

　　如果你的打印机有海报打印功能，在打印属性里设置一下，就可以直接打印出任意大小的图片，并自动会给你留下一定的拼贴余量。如手头只有a4幅面又不具海报打印功能的打印机，就需要将大图片进行分割打印。

　　（1）将前面用

　　一、制定大型专业会议的筹备方案

　　1.确定会议主题

　　会议主题的确定的主要依据:一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　2.确定会议的时间和地点

　　会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

　　3.确定会议的规模

　　会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

　　4.确定会议议程

　　会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

　　5.确定会议文件和材料的准备

　　包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

　　6.确定会议组织和分

　　1、根据任务，认真细致联系各个协作单位，准确及时做出详细会议方案，列明会议各项费用。

　　2、签定合作协议。

　　3、按照协议预定会议地点，安排会议场地，落实会议各项具体工作，尽快完成人员配备和物质准备：

　　会标音响主席台物品摆放、座次茶具饮品

　　登记台签到薄休息安排翻译、礼仪及服务员配备

　　会场清洁接手纪念品、礼品（发放）会场布置

　　礼仪演习彩排会议文件资料欢迎标语、接站标牌

　　核实有无特殊要求或行动不便的客人餐住车辆

　　4、联系新闻媒体，协助宣传，招商事宜。

　　5、邀请客户实地详细考察会议安排。汇报我们所提供食、住、行、游、购、娱等的各个环节，并征求您宝贵的意见。

　　6、会前一天再次逐项检查：人员、物品、设施设备；各项工作责任落实到人。

　　会中服务

　　1、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，协调安排会议各个环节。

　　2、落实欢迎标语，大厅指示牌、迎宾接站到位情况，会议报到登记，发放会议资料。

　　3、按要求为会议期间的重要客人（vip）提供特殊照顾、服务（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。

　　4、按要求安排会议接站要作，指派专车到机场，火车站接，送参会代表，代订返程飞机票，火车票，提供会议期间的用车。

　　5、按要求为其提供相关的外语翻译

　　(一)学习目标

　　能够制定大型专业会议的筹备方案

　　(二)方案的制定

　　1.确定会议主题

　　无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。

　　会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

　　2.确定会议的时间和地点

　　会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

　　3.确定会议的规模

　　会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

　　4.确定会议议程

　　会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

　　5.确定会议文件和材料的准备

　　包括大会的主报告；大会发言单位的材料